מדריך לעיצוב המשרד

עיצוב נכון של המשרד הינו בעל חשיבות מכריעה להצלחת העסק. משרד מואר היטב, מאוורר ושיש בו די מקום תורם לרווחתם של עובדים ולקוחות כאחד, ומשפיע על יעילות השירותים המוגשים בו, כמו גם על המוטיבציה של העובדים. המשרד הוא ביתם השני של העובדים, בו הם מבלים חלק גדול מזמנם, ובו ניתן להם למצות את מלוא כישוריהם.

התכנון הפנימי

תכנון אופטימלי של המושכר, כדאי שיתבצע באמצעות אנשי המקצוע המתאימים כגון: אדריכל, יועץ חשמל ותקשורת, יועץ מיזוג אוויר וכיוצא באלה יועצים. שילוב אנשי מקצוע אלה בתהליך התכנון של המושכר יביא לניצול מקסימלי של שטח המושכר, יועיל לרווחת החיים במושכר ובדרך כלל יחסוך כסף.

אופי פעילות המשרד

עיצוב נכון של משרד צריך להענות לאופי הפעילות במקום - האם מדובר במשרד שבו מתקיימת פעילות תזזיתית, או דווקא משרד שקט שהאווירה בו נוחה ויצירתית? האם המשרד ציבורי או פרטי? האם המשרד מוטה ללקוח ויש צורך בחדר המתנה רחב ידיים או חדרי ישיבות מרווחים? האם נערכות בו ישיבות ממושכות או מפגשים קצרים ואינטנסיביים? האם מצבת העובדים הנוכחית היא האופטימלית או קיימת כוונה להתרחב?

אופי ארגון החלל

סוג הפעילות, אופי החלל והיקף ההשקעה הם גורמים מרכזיים המשפיעים על ארגון החלל המשרדי - האם נכון לנו חלל גדול פתוח (אופן ספייס), כמקובל בארצות-הברית ובמערכות העיתונים או בחברות היי טק, או שמתאימים לנו דווקא חדרים סגורים ואינטימיים? חלל פתוח חוסך מקום וזמן אבל מקשה לעתים על העובדים, שסובלים מחשיפת יתר וחוסר פרטיות, בעוד שחללים סגורים מצריכים השקעה גדולה יותר, ששכרה בצידה.

תפיסות לעיצוב המשרד

בענף רווחות מספר תפיסות עיצוביות שכל אחת בדרכה חותרת לשהיה ממושכת של השוהים בחלל בצורה נעימה ואפקטיבית. אחת הדרכים המעניינות ביותר לעיצוב המשרד מתבססת על תורת הפנג שואי - תורה סינית עתיקה, הגורסת כי לסביבה יש השפעה ישירה על תחומים רבים בחיינו, ועל ידי שינוי הסביבה נוכל להביא לשיפור ולהצלחה בחיים. פירוש המילה פנג שואי הוא רוח ומים. גם הרוח וגם המים הם שני דברים הנחוצים לעצם קיומנו. שניהם מתארים זרימה. הרוח מייצגת את ה - YANG כוחות אנרגטיים בלתי נראים - ואילו המים מייצגים את ה - YIN הכוחות הנראים, המעניקים מחסה.
עיצוב על פי עקרונות הפנג שואי לוקח בחשבון רגישות למרחב ומקסום הקשר האנרגטי בין האדם לסביבתו, במטרה לגרום לזרימה מאוזנת, להרמוניה של הצ'י - כוח החיים - בבית, בעסק, ובכל מקום אחר. חשיבה זו מובילה למיקום המבנים, הרהיטים, וסידור הבית והמשרד ביחס לזרימה האנרגטית וליצירת שגשוג, שפע, הרמוניה ואווירה נעימה. שימוש נכון בחומרים (זכוכית, עץ, פלסטיק) ובצבעים יהפוך את המשרד לבית, שבו ירגישו בנוח עובדים ולקוחות כאחד.

צבעים

לצבע במשרד יש השפעה ניכרת על התנהגותנו, על האווירה במשרד ואף על תפוקת העבודה ועל כן, רצוי להתאים את הצבע לאופי המשרד. הצבעים החזקים, אדום וכתום, למשל, ידועים כמעוררים מאוד ואינם בחירה מוצלחת למי שצריך להתרכז בעבודתו. עם זאת, אלה מוכרים גם כצבעים "חמים", המעניקים חיות וממריצים. הצהוב טוב לריכוז, אבל אינו מתאים למשרד שדרושה בו קבלת החלטות מהירה ויצירתיות. צבעים כחול וסגול מוכרים כמפחיתי לחץ ואילו ירוק הוא מאזן ומרגיע, ואף מעודד יוזמות חדשות.
בחירה בגוונים ניטרליים כמו שמנת, קרם, ירוק בהיר, תכלת ולבן מספקים אווירה נעימה ואף מהווים סמל לעוצמה וכוח (כך במקרה של הלבן) אך כדאי לשלבם עם צבעים אחרים.

סדר בחלל

קיים קשר ישיר בין סדר וניקיון החלל להיותו נעים לעבודה ממושכת בו. קלסרים מפוזרים, שולחנות עמוסים ניירת, ערימות מכתבים – כל אלה יוצרים תחושה של עומס ולחץ. על כן, מומלץ להציב לצד השולחן עגלת מגירות למסמכים שוטפים (כך השולחן יישאר "נקי") ונדאג למספר מספיק של מדפים וארונות לאחסון.

הכניסה וחדר ההמתנה

הכניסה למשרד היא השתקפות פניו של העסק וחלל המבואה למשרד משפיע באופן מכריע על הרושם הראשוני של המבקר במשרד. לכן רצוי להקפיד על כניסה מרווחת ומסודרת, הכוללת עציצים פורחים או כל פריט אחר אשר יעניקו לשוהים במשרד תחושה נעימה וחמימה. יצירה של פינת המתנה הכוללת ריהוט צבעוני ונעים לעין תורמת רבות גם כן לתחושת הנוחות וקבלת הפנים הנעימה לו זוכים המבקרים.

בחירת ריהוט משרדי וציוד נלווה

נטייה רווחת בבחירת ריהוט הולם למשרד היא מתן דגש על מראה מפואר ויוקרתי. עם זאת, המרכיב החשוב בבחירת ריהוט מתאים הוא מרכיב הנוחות והתאמה לצרכים. כך, השקעה בכסאות נוחים ללקוחות והעובדים כאחד, עולה בתועלת שלה על השקעה בספות עור יוקרתיות לדוגמה.
חשוב לערוך רשימה מקיפה של הריהוט לו הנכם זקוקים ולהתייחס למספר מרכבים מרכזיים החורגים מהצרכים האסתטיים והפרקטיים המוכרים.

מה כולל ריהוט משרדי?

בכדי להקל על הכנת רשימת הריהוט לו תזדקקו, מומלץ להתייחס לקטגוריות הבאות: ריהוט המיועד לעבודה המשרדית היומיומית, ריהוט המיועד לאחסון וארגון, ריהוט המיועד לפגישות, ישיבות וללקוחות, ריהוט נלווה המיועד ללובי, חדרי המתנה, מטבח ודקורציה.
בין סוגי הריהוט במשרד מומלץ שתהיה קוהרנטיות, על מנת לשמור על קו עיצובי ותדמיתי אחיד.

בריאות ונוחות – אולי האלמנט החשוב ביותר במקום העבודה הוא שמירה על בריאותכם ובריאות העובדים. לכן בכל הקשור לכסאות, כסאות מנהלים, שולחנות מחשב וריהוט נוסף המיועד לעבודה משרדית יומיומית - יש לשמור על סביבת עבודה פרודוקטיבית ונוחה, ובעיקר בריאה. העובדה כי מרביתנו מבלים במשרד חלק נכבד מהיום, לרוב בישיבה ומול מחשב, מחייבת בבחירת כסאות נוחים המתאימים לישיבה ארוכה, מבלי לגרום לבעיות גב, מרפקים, ברכיים ועוד. כיסאות איכותיים הם מתכווננים, להתאמת הגובה וזווית המושב. בד הכיסא צריך להיות אוורירי ונושם כדי למנוע הזעה והצמדות לכסא.
כורסת המנהל צריכה להיות נוחה לישיבה ארוכה. כורסא עם גב גבוה תעניק תמיכה מלאה לגב ולצוואר. בנוסף, יש לקחת בחשבון עובדים הסובלים מבעיות בריאותיות ולהתייחס לכך בהתאם, בין אם מדובר בכסאות אורטופדיים מיוחדים, ובין אם בעזרים אחרים. כמו כן, בידקו את החומרים שמהם עשוי הריהוט, והאם הוא עומד בתקנים בריאותיים לאורך זמן.


איכות ואמינות - על הריהוט שאתם בוחרים להיות איכותי, ועל החברה המייצרת אותו ומשווקת אותו להיות אמינה ומוכרת. זכרו שוב כי מדובר בריהוט שאמור לשמש אתכם מדי יום ובמשך שעות רבות, ועליו להיות חזק ואמין מספיק כדי לא להישחק מהר או להישבר לעתים קרובות. ריהוט משרדי איכותי אמור להחזיק מעמד זמן רב, מבלי לאבד את תכונותיו.על כן, מומלץ לבדוק אם הריהוט נושא בתעודת אחריות.

 

תכנון עיצובי - על בחירת הריהוט להיות כוללת ולא פרטנית, ועליה להוות נגזרת של שיקולי עיצוב כלליים. כלומר, למרות ייעודם השונה של הרהיטים בחללים השונים במשרד, הם אמורים להיות חלק ממכלול עיצובי אחיד, ולא ערבוביה של סגנונות. מרכיב זה מוביל להתייחסות הוליסטית לחללים השונים כאל מקשה אחת, בין אם זה משרד המנכ"ל, משרדי המנהלים, חדרי הישיבות וחדרי השירות - תכנון עיצובי נכון משלב באופן פרודוקטיבי את הפרקטיקה הספציפי של כל חלל וחלל עם מראה אחיד ונעים של סביבת עבודה הומוגנית ונעימה במשרד כולו.

 

תדמית העסק - ריהוט משרדי מותאם לצרכי העסק תורם רבות בחיזוק תדמיתו ומיצובו. בחירת הריהוט צריכה להעשות בכפוף לתדמית אותה אתם מעוניינים לשדר לסובבים אתכם – ללקוחות, לעובדים, לקולגות ולחברים. בבחירת ריהוט מתאים לתדמית אותה אתם מעוניינים לייצר עבור העסק, כדאי לבחון מה הם הערכים המרכזיים אותם אתם מעוניינים להבליט – יוקרה וסטייל, חדשנות, יצירתיות וייחודיות או עממיות? וכן הלאה.

אם כן, ריהוט משרדי נכון תואם למהות העסק שלנו, תורם לתדמיתו, ומאופיין בעיצוב תכנוני כולל, תוך שמירה על בריאות העובדים ועל סביבת עבודה כיפית, נוחה ופרודוקטיבית.

העמדת המחשבים וציוד נלווה

נדאג לכך שהגישה למחשב ולמדפסת, לסורק ולמכונת הצילום תהיה נוחה. כמו כן, רצוי שנקודות החשמל יהיו מובנות בתוך שולחנות הכתיבה – כך הן לא ייראו לעין ויהיו בטיחותיים יותר, בהמנעות מיצירה של סבך של כבלים. מומלץ להצטייד בשולחנות עבודה גדולים מספיק, שיאפשרו לאדם נוסף להצטרף לצורך עבודה משותפת והתייעצות.

תאורה

חשיבותה של תאורה לעיצוב החלל והחוויה שהיא מקנה לשוהים בו היא מכריעה. חלונות רחבים ובמיקום טוב יכולים לשנות אווירה מקצה לקצה ולהופכה מקודרת למלאת חיים. אם המבנה אינו מאפשר פתיחת חלונות נוספים נדאג למספר רב של נורות חשמל בגובה מתאים. כאן המקום להצביע על נורות חסכוניות, שלא רק צורכות פחות חשמל אלא גם נותנות אור בהיר ויפה יותר.

ציוד משרדי

ציוד משרדי הינו חלק אינטגרלי מכל משרד אך פריטים אלו עלולים להקנות תחושה של חוסר סדר ואף השקעת זמן מיותרת במהלך העבודה. שימוש בתיקיות, קלסרים, קטלוגים ואחרים, עלול להוות כאב ראש רציני אם לא נעשית מחשבה מראש על סידורם, הן בהיבט האסתטי של נראות והן בהיבט של יעילות העבודה. חשוב להצטייד בארונית מסודרת וגדולה דייה להכיל את הפריטים אותם איננו מעוניינים שיהיו גלויים בחלל. סידור הארונית יכלול מדפים עם גישה נוחה, קלסרים מסומנים בבירור להעיד על תכולתם ומדף לספריה מקצועית. ישנם כיום קלסרים נאים עם כריכה שקופה, קלסרים מצופים PVC, קלסרים צבעוניים, עם די מקום להכיל קטלוגים, דפי מידע וחוצצים בגדלים שונים.

בל נשכח כי מעבר לשימוש באמצעים טכנולוגיים כמו קבצים ממוחשבים, מקל משמעותית על יצירת סדר בציוד כמו ניירות ותיקי קרטון.

המלצותינו למשרד שכיף ונעים לשהות בו:

  • קודם כל מרחב, שיהיה די מקום, די אוויר והרבה אור;
  • נקודות חשמל לכל מטרה, רצוי מוסתרות בתוך שולחנות הכתיבה;
  • כיסא מחשב נוח, מתכוונן לגובה מתאים - חיוני למניעת כאבי גב ומאמץ של העיניים;
  • גישה חופשית ונוחה לטלפונים, למדפים, לקלסרים; לניירת.
  • תמונות על הקירות, עציצים ירוקים בפינות (בלי פרחים מפלסטיק, ובלי אבק עליהם); ניקיון וסדר.
  • מטבחון עם מכונת קפה (מסוג טוב, כמו זה שהיינו רוצים לשתות בבית), ספלי חרסינה נאים (לא חד פעמיים), ועל אדן חלון המטבח - עציץ עם מרווה ונענע, לתחושה ביתית.
  • מקום ישיבה ומנוחה - אפילו קטן – עם ספה וכורסאות, וגם, למה לא, עם מסך טלוויזיה או לפחות רדיו-טייפ (לשמוע מוסיקה בזמן העבודה? כן, בהחלט). ואם המקום מאפשר גם ארונית עם משחקי שולחן. זה לא בזבוז זמן, זו הרפיה נחוצה לצורך רענון.


ובעיקר, שארגון המשרד יהפוך אותו למקום שכיף להיות בו - הרי שם אנחנו מבלים את מרבית שעות היום.




חיפוש נכסים