|
ארגון יעיל של המשרד הוא אחת הדרכים החשובות ביותר להשיג תפוקה טובה, אולם רבים מתעלמים ממנו. כל כך התרגלנו לראות משרד אפור ומבולגן עד שכך לדעתנו הוא צריך להיראות. באמצעים פשוטים, במעט מחשבה ויצירתיות אפשר לשוות למשרד שלנו מראה נאה יותר, רענן, ובעיקר יעיל יותר.
יש לזכור כי משרד מבולגן ולא מאורגן לא עושה חשק להתחיל את יום העבודה, ולעומת זאת מעורר רצון להסתלק משם מהר ככל האפשר.
לפנינו כמה דרכים להפוך את המשרד למקום שנשמח להיכנס אליו בבוקר, ושלא נמהר לעזוב אותו אחרי שעות העבודה.
למה אנחנו מצפים בארגון המשרד שלנו?
הריהוט. סוג הריהוט שנבחר וטיבו ישוו למשרד שלנו את המראה המתאים. נתרחק משולחנות וכיסאות אפורים, זהים, משעממים - אלה עשויים לגרום שגם מצב רוחנו עם הכניסה בבוקר למשרד יהיה אפור ומדכא! ריהוט עליז וצבעוני לעומת זאת יעורר את החושים האמנותיים והיצירתיים שלנו ויעזור לנו לפתח רעיונות ויעילות בעבודה. בחירת הריהוט איננה משימה פשוטה, יש להתחשב במיקום, בגודל, וכמובן בתקציב, אבל בל נשכח את הצד האסתטי, שהרי הוא שיגרום בסופו של דבר לכך שהמשרד שלנו יהיה מקום שנעים להימצא בו.
מחשבים וציוד נלווה - נדאג לכך שהגישה למחשב ולמדפסת, לסורק ולמכונת הצילום תהיה נוחה. רצוי שנקודות החשמל יהיו מובנות בתוך שולחנות הכתיבה, לא רק משום שכך לא ייראו לעין אלא גם מבחינה בטיחותית. סבך של כבלים יכול להוות בלגן רציני. חיוני שכיסא המחשב יהיה נוח, ורצוי שהשולחן יהיה גדול מספיק, כך שאדם נוסף יוכל להצטרף אליו לצורך התייעצות.
תאורה - אין די מילים לתאר את חשיבותה של תאורה טובה. חלונות רחבים ובמיקום טוב יכולים לשנות לגמרי את האווירה, להפוך אותה ממעיקה וקודרת למלאת חיים. אם המבנה אינו מאפשר פתיחת חלונות נוספים נדאג למספר רב של נורות חשמל בגובה מתאים. כאן המקום להצביע על נורות חסכוניות, שלא רק צורכות פחות חשמל אלא גם נותנות אור בהיר ויפה יותר.
ציוד משרדי - או כיצד לעשות סדר בבלגן. תיקיות, קלסרים, קטלוגים, יכולים להוות כאב ראש רציני. חשוב שתהיה לנו ארונית מסודרת עם די מקום להכיל את כל מה שלא אמור להסתובב בחדר, מדפים עם גישה נוחה, קלסרים מסומנים בבירור להעיד על תכולתם, מדף לספריה מקצועית. ישנם כיום קלסרים נאים עם כריכה שקופה, קלסרים מצופים PVC, קלסרים צבעוניים, עם די מקום להכיל קטלוגים, דפי מידע וחוצצים בגדלים שונים.
נגייס את הטכנולוגיה לעזרתנו: כמה שיותר קבצים ממוחשבים, כמה שפחות ניירות ותיקי קרטון. וגם, יומן פגישות ממוחשב שמכיר אותנו ויודע להזכיר את מה שאנחנו רגילים לשכוח.
אז מה צריך להיות במשרד שלנו?
-
קודם כל מרחב, שיהיה די מקום, די אוויר והרבה אור;
-
די נקודות חשמל לכל מטרה, רצוי מוסתרות בתוך שולחנות הכתיבה;
-
כיסא מחשב נוח, מתכוונן לגובה מתאים - חיוני למניעת כאבי גב ומאמץ של העיניים;
-
גישה חופשית ונוחה לטלפונים, למדפים, לקלסרים; לניירת.
-
תמונות על הקירות, עציצים ירוקים בפינות (בלי פרחים מפלסטיק, ובלי אבק עליהם); ניקיון וסדר.
-
מטבחון עם מכונת קפה (מסוג טוב, כמו זה שהיינו רוצים לשתות בבית), ספלי חרסינה נאים (לא חד פעמיים), ועל אדן חלון המטבח - עציץ עם מרווה ונענע, לתחושה ביתית.
-
מקום ישיבה ומנוחה - אפילו קטן – עם ספה וכורסאות, וגם, למה לא, עם מסך טלוויזיה או לפחות רדיו-טייפ (לשמוע מוסיקה בזמן העבודה? כן, בהחלט). ואם המקום מאפשר גם ארונית עם משחקי שולחן. זה לא בזבוז זמן, זו הרפיה נחוצה לצורך רענון.
ובעיקר, שארגון המשרד יהפוך אותו למקום שכיף להיות בו - הרי שם אנחנו מבלים את מרבית שעות היום.
|